Come scrivere una lettere per organizzare una riunione
Nella società di oggi molte persone vivono una vita occupata. E` diventato quindi fondamentale trovare spazio e tempo per riunioni ed incontri. In genere funziona per una riunione informale, un semplice messaggio od una chiamata telefonica. Per la richiesta ad incontri formali si può inviare una lettera che, pur essendo scomoda, ha il compito di spiegare il motivo dell'incontro e stabilire la possibile data e ora, sollecitando il destinatario a rispondere positivamente.
Inizia la lettera con la data, il destinatario ed un saluto, ad esempio: "Caro Sr. Rossi...". Al contrario della posta elettronica, se si invia una lettera, il destinatario è molto importante; è necessario scrivere il luogo di lavoro e dove esattamente il destinatario si trova.
Inizia la parte centrale della lettera manifestando il desiderio di incontrarti con lui. Per esempio potrai scrivere: "Sto scrivendo questa lettere per fissare una data per una riunione."
Indica la ragione per la quale desideri incontrarlo e la durata approssimativa della riunione.
Proponi per inscritto date e orari con una frase come: "durante la settimana del 21 marzo, sono disponibile per una riunione in qualsiasi giorno dalle 9 a mezzogiorno".
Proponi date alternative se quella stabilita non coincide con l'orario del destinatario. E' possibile scrivere in questa mainera: "Se queste date non coincidono col suo orario, gentilmente mi invii una data ed un orario alternativo".
Richiedete la conferma alla convocatoria della riunione. Aggiungete infine le vostre informazioni di contatto.
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