Se state scrivendo una lettera a un'azienda, dovete seguire una certa forma. Come sapete, una lettera formale è molto diversa da uno scritto ad un amico o una lettera di ringraziamento, augurio, ecc. È importante rivolgersi alla persona corretta e nella maniera appropriata. Per scrivere questo tipo di lettera, dovrete seguire norme specifiche.
Innanzitutto, mettete il vostro indirizzo nella parte superiore, come nell'intestazione che si trova nella maggior parte delle lettere commerciali. Potete anche indicare l'indirizzo al centro della pagina. Aggiungete anche telefono e indirizzo e-mail. È fondamentale che queste informazioni siano aggiornate, in modo che il destinatario possa contattarvi facilmente se necessario.
Successivamente, aggiungete la data. Scrivete il mese in lettere per esteso, non utilizzate abbreviazioni. La data si scrive nel margine sinistro della pagina. Lasciate lo spazio di due linee in bianco tra l'indirizzo e la data. Questo aiuta a mantenere un aspetto ordinato e professionale, facilitando la lettura.
Di seguito, scrivete l'indirizzo dell'azienda. Verificate il nome della persona cui è indirizzata la lettera. Se possibile, evitate di usare l'espressione 'a chi di dovere' o 'all'attenzione dell'incaricato'. Verificate se la persona è uomo o donna. Non utilizzate la parola 'Signorina' nell'intestazione. Semplicemente 'Signore' o 'Signora', eventualmente il titolo accademico se lo conoscete. Questo dimostra rispetto e attenzione ai dettagli.
Saltate due o tre linee dopo la data, a seconda della lunghezza della lettera (se possibile, scrivete la lettera su una sola pagina). Scrivete il cognome e il nome della persona a cui vi rivolgete. Nella riga successiva, scrivete la sua posizione o incarico nell'azienda, come presidente, amministratore delegato, direttore delle risorse umane. Scrivete poi il nome dell'azienda e l'indirizzo. Questo assicura che la lettera arrivi alla persona giusta e che il contenuto sia contestualizzato correttamente.
Scrivete i saluti della vostra lettera commerciale. Utilizzate: in attesa di una Sua risposta, porgo distinti saluti; sperando di incontrarla presto di persona, le porgo i miei più cari saluti; in attesa di un Suo gradito riscontro, La ringrazio e La saluto cordialmente. Secondo il vostro gusto. I saluti finali sono cruciali per lasciare una buona impressione e concludere la lettera con professionalità.
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- Se non siete tagliati per questo tipo di lettere, una chiamata o una visita di persona vi risparmierà lo sforzo, ma a volte la formalità e l'etichetta sono apprezzate. Inoltre, una lettera ben scritta può servire come documento ufficiale e traccia delle vostre comunicazioni. Assicuratevi di conservare una copia della lettera per i vostri archivi, in modo da avere un riferimento futuro.