Sia una lettera indirizzata a un'impresa sia una lettera personale, possono includere documenti allegati. È sempre bene far sapere alla persona che riceve la lettera ciò che è stato allegato; tuttavia, solo le lettere commerciali formali richiedono che si aggiunga questo documento alla lettera. Per esempio, puoi inviare una lettera di presentazione per essere considerato per un posto di lavoro. In questo caso, tu, che sei il potenziale impiegato, dovresti allegare alla tua lettera il curriculum vitae. Si tratta di un gesto di cortesia verso la persona che riceve la tua corrispondenza.
Indica le tue informazioni di contatto nella parte superiore della lettera, come nome, indirizzo e numero di telefono. Sotto queste informazioni, scrivi la data. Sotto la data, inserisci il saluto di apertura della lettera. Questo rende la tua lettera ben organizzata e facilmente leggibile, migliorando la prima impressione che dai al destinatario.
Inserisci il corpo della lettera. Nel primo paragrafo del corpo, devi spiegare chi sei, se necessario, e perché stai scrivendo quella lettera. Nei paragrafi successivi, puoi fornire ulteriori dettagli utili per il destinatario. È importante che il corpo della lettera sia chiaro e diretto, poiché questo aiuta il lettore a comprendere appieno il tuo messaggio e le tue intenzioni.
Cita l'allegato che hai incluso nell'ultimo paragrafo della lettera. Per esempio, presentando un curriculum vitae, la lettera di presentazione potrebbe dire qualcosa come: "Come richiesto, allego il mio curriculum vitae, che riporta ulteriori dettagli sulla mia esperienza." Potresti anche voler spiegare brevemente il contenuto e l'importanza dell'allegato, per dare al destinatario un'idea più chiara di cosa aspettarsi.
Chiudi la lettera. Questo comprende scrivere una formula di chiusura, come "Cordiali saluti", e poi il tuo nome. È anche possibile includere una firma se la lettera è stampata o inviata via posta tradizionale. La chiusura della lettera è fondamentale perché lascia un'impressione finale positiva e professionale al destinatario.
Inserisci la parola "Allegato" sotto al tuo nome. Se c'è più di un allegato, scrivi "Allegati" e poi inserisci il numero di allegati con parentesi. Per esempio, se stai inviando una lettera di presentazione che comprende anche il curriculum vitae e una lettera di referenze, alla fine della tua lettera inserisci: "Allegati (2)." È buona pratica specificare anche i nomi degli allegati, per maggiore chiarezza e organizzazione. Ad esempio, potresti elencare: "Allegati (2): Curriculum Vitae, Lettera di Referenze."
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